Analisa Implementasi Sistem Informasi dan Perencanaan Strategis E-Business di RS.X

1. Pendahuluan

Berbagai jenis organisasi saat ini telah membutuhkan sistem/teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis mereka. Rumah Sakit termasuk salah satunya. Dalam tulisan ini dilakukan studi kasus pada sebuah Rumah Sakit untuk penyakit khusus di Jakarta. Karena pihak yang bersangkutan keberatan untuk disebut namanya maka untuk selanjutnya akan disebut sebagai Rumah Sakit X (RS. X). Evaluasi dan analisa yang dilakukan adalah terhadap sistem/teknologi informasi yang ada saat ini dan kemudian mengenai perencanaan strategis sistem/teknologi informasi di RS.X berdasarkan kondisi yang ada. Sistem/teknologi informasi yang akan dirancang berupa solusi e-business. Rencana strategis e-business ini dibuat untuk mendapatkan gambaran dan arahan bagi pengembang dan pengelola teknologi informasi di RS.X dalam hal keterkaitan antara sistem yang sudah ada dengan kebutuhan organisasi dan proses kerja serta potensi teknologi yang ada. Selanjutnya akan diuraikan rencana implementasi teknis yang bisa ditempuh.

Ruang lingkup kegiatan penyusunan rencana strategis e-business ini adalah:

a. Analisis kondisi saat ini (existing)

Pengumpulan data dan identifikasi eksisting bisnis.

Pengumpulan data dan identifikasi sistem/teknologi informasi yang sudah ada dan yang

relevan dengan rencana pengembangan e-business di RS.X.

b. Analisis kebutuhan

Pengumpulan data dan identifikasi kebutuhan-kebutuhan yang relevan dengan

pengembangan e-business dari masing-masing unit.

Identifikasi kebutuhan teknis yang diperlukan dalam pengembangan e-business.

c. Penyusunan rancangan infrastruktur e-business dan portofolio aplikasi

Pengumpulan data yang dibutuhkan diperoleh melalui interview dengan narasumber (kepala unit PDE) yang ditunjuk pihak manajemen RS.X dan studi terhadap referensi atau dokumen profile company, struktur organisasi perusahaan serta beberapa dokumen standard operating procedure.

2. Identifikasi Current Business

Identifikasi current business ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang kondisi dan permasalahan yang dihadapi oleh bisnis saat ini. Kondisi dan permasalahan bisnis saat ini menjadi batu pijakan untuk perencanaan sistem/teknologi informasi.

a. Strategi Bisnis

Dari hasil wawancara dengan pihak manajemen RS.X, kami berusaha menggali beberapa

strategi bisnis yang ada tetapi tidak dinyatakan secara implisit dalam organisasi. Di bawah ini

adalah beberapa strategi bisnis yang dimiliki RS.X yang dapat menjadi keunggulan kompetitif

bagi RS.X:

1. Menyediakan fasilitas dan pelayanan yang lengkap dan mutakhir dengan standar

internasional.

2. Menyelenggarakan kegiatan pendidikan dan penelitian dalam bidang pengobatan penyakit

khusus.

3. Memberikan kemudahan pembayaran untuk pasien yang kurang mampu.

4. Menyelenggarakan kerjasama dengan pihak akademisi dari universitas terkemuka di

Indonesia untuk menghasilkan layanan yang bermutu dan sesuai dengan kaidah ilmiah.

5. Menyelenggarakan kerjasama dengan perusahaan asuransi yang berkaitan dengan

asuransi penyakit khusus.

6. Menyelenggarakan kerjasama dengan perhimpunan sosial yang berkaitan dengan penyakit

khusus.

7. Menyelenggarakan kerjasama dengan dinas kesehatan untuk penanggulangan penyakit

khusus.

8. Menyelenggarakan kerjasama dengan rumah sakit-rumah sakit lain sebagai rumah sakit

rujukan dalam penanggulangan penyakit khusus.

Gambar 1 merupakan penggambaran visi pada tiap-tiap kategori/bidang yang tertuang dalam Business Balances Scorecard RS.X dimana masing-masing visi ini mendukung tercapainya visi utama RS.X. Balance Scorecard merupakan alat bantu yang diperkenalkan oleh Kaplan & Norton (1996) yang dapat digunakan untuk menterjemahkan visi dan strategi perusahaan kedalam 4 perspektif yaitu financial, customer, internal business process, dan learn and growth perspective.

b. Situasi Permasalahan

Pada Gambar 2. digambarkan Rich Picture dari RS.X yang diklasifikasikan ke dalam komponen struktur, proses, dan kepentingan (concerns). Rich Picture merupakan alat bantu untuk perekaman dan penalaran tentang aspek-aspek konteks kerja seperti stakeholder, kepentingannya dan beberapa struktur yang melandasi konteks kerja, serta bagaimana mereka mempengaruhi desain sistem (Monk & Howard, 1998). Struktur mengacu ke aspek-aspek konteks kerja yang perubahannya lambat, seperti hirarki organisasi, lokalitas geografis, bangunan dan perlengkapan fisik, dan sebagainya. Proses mengarah pada transformasi yang terjadi dalam proses kerja, misal aliran barang, dokumen, atau data. Sedangkan kepentingan menggambarkan secara khusus motivasi individu yang terkait dengan penggunaan sistem dan perspektif para stakeholder.

Untuk komponen struktur terdiri dari RS.X, rumah sakit lain, pihak manajemen, pemerintah, masyarakat, pasien, dokter/perawat/staf, industri farmasi, para peneliti/pihak akademis. Komponen proses meliputi pelayanan dan penanganan tindakan medis, kerjasama dengan akademisi, industri farmasi atau asuransi, penyampaian informasi ke masyarakat atau pemerintah dan pihak terkait. Jika dilihat dari beberapa concern yang ada, misalnya yang dimiliki oleh pihak manajemen, dokter, pasien, calon pasien, dan supplier obat, dapat dilihat bahwa beberapa permasalahan/kepentingan mereka dapat ditangani menggunakan TI. Sebagai contoh pihak manajemen berkepentingan dalam usaha meningkatkan kualitas pelayanan sehingga diharapkan keuntungan bagi organisasi bertambah. Usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan ini dapat dibantu dengan adanya TI. Dengan TI pelayanan menjadi semakin mudah, cepat, dan memuaskan semua pihak.

c. Value Chain

Untuk memetakan aktivitas-aktivitas yang ada di RS.X digunakan alat bantu value chain (Gambar 3.) yang diperkenalkan oleh Michael Porter (Porter, 1985). Aktivitas-aktivitas yang ada di RS.X saling berkaitan dan mendukung untuk mencapai visi dari organisasi yaitu menjadi RS panutan penanggulangan penyakit khusus di Indonesia. Aktivitas-aktivitas yang ada di RS.X dapat digolongkan dalam primary activity dan support activity. Primary Activity meliputi Registrasi pemeriksaan, Pemeriksaan pasien rawat inap/jalan, Pemeriksaan laboratorium, Pembayaran / Billing,Tindakan operasi, Tindakan medis khusus, Rekam Medis, Manajemen Inventori, dan Customer Service. Sedangkan Support Activities meliputi Pemasaran, Gizi, Keuangan, Manajemen sumber daya manusia, Pengelolaan limbah, Farmasi, Pengembangan TI, dan Penelitian & Pendidikan.

Semua primary activity saat ini telah didukung dengan aplikasi-aplikasi SI yang dapat membantu dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas tersebut sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Sedangkan untuk support activity yang telah didukung dengan aplikasi SI yaitu kegiatan Farmasi, Gizi, dan Billing.

3. Identifikasi Current IS/T

Hasil identifikasi terhadap organisasi/perusahaan meliputi evaluasi portfolio aplikasi yang ada (termasuk yang sedang dikembangkan), evaluasi database, value dari portfolio aplikasi, evaluasi infrastruktur yang telah dibangun, dan evaluasi manajemen teknologi informasi serta kebijakan penggunaan TI.

a. Portofolio Aplikasi

RS.X sedang membangun dan mengembangkan hospital management system dengan

bantuan pihak konsultan, dimana sistem tersebut terdiri dari aplikasi sebagai berikut :

1. Aplikasi Registrasi
2. Aplikasi untuk pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.
3. Aplikasi Billing
4. Aplikasi untuk melakukan proses pembayaran dan penagihan.
5. Aplikasi Laboratorium
6. Aplikasi untuk manajemen laboratorium.
7. Aplikasi Reports
8. Aplikasi untuk menghasilkan laporan-laporan (terkait dengan semua aplikasi/data bersumber dari aplikasi lain dan digunakan untuk men-generate laporan yang diperlukan pihak manajemen).
9. Aplikasi Inventori
10. Aplikasi untuk memfasilitasi kegiatan yang berkaitan dengan inventori barang/gudang.
11. Aplikasi Operation
12. Aplikasi untuk memfasilitasi kegiatan yang berkaitan dengan tindakan pembedahan.
13. Aplikasi Medical Records
14. Aplikasi untuk mendata informasi rekam medis pasien.
15. Aplikasi Farmasi
16. Aplikasi untuk memfasilitasi kegiatan farmasi.
17. Aplikasi Kitchen
18. Aplikasi untuk memfasilitasi kegiatan pengaturan menu/gizi pasien.

b. Infrastruktur Teknologi Informasi

Untuk memenuhi kebutuhan layanan terhadap aplikasi (yang telah ada dan sedang dalam tahap pengembangan), dibangun infrastruktur yang adaptif dengan memperhatikan keseimbangan antara teknologi (hardware, software, dan layanan pihak ketiga yang menjadi bagian dari infrastruktur), proses, dan sumberdaya manusia. Hasil evaluasi terhadap RS.X diperoleh data-data sebagai berikut :

1. Perangkat Keras

Server

1. 1 unit Compaq Proliant ML 530 G2 (Processor Xeon 2,4GHz, HDD 36,4GB SCSI Dual

Channel Wide Ultra 3 SCSI Adapter, CDROM, FDD 1,44MB, RAM 1GB, VGA Rage

XL PCI 8MB, NIC onboard HP NC 3163 Fast Ethernet, Monitor HP 5500 15”)

2. 1 unit Relion 450e (Processor PIV 3GHz, HDD 80GB 7200RPM, CDROM, FDD

1,44MB, RAM 1GB, Monitor 15”, NIC)

3. 1 unit Compaq Proliant ML 530T G2 (Processor Xeon 3GHz, HDD 36,4GB SCSI Dual

Channel Wide Ultra 3 SCSI Adapter, CDROM, FDD 1,44MB, RAM 1GB, VGA Rage

XL PCI 8MB, NIC onboard HP NC 3163 Fast Ethernet, Monitor HP S7500 17”)

4. 1 unit PC Server Relion (Processor PIV 3 GHz, HDD 80GB 7200RPM, CDROM, FDD

1,44MB, RAM 1GB pc 266, Monitor 15” CRT, NIC 10/100, VGA 32MB share, casing

ATX full tower, keyboard & mouse)

Workstation

1. Acer Power ST
2. (Processor P IV 2,5GHz, HDD 40GB, CDROM, FDD 1,44MB, RAM 128MB, VGA

onboard SIS 650 8MB, NIC onboard Realtek RTL 8139 PCI Fast Ethernet, Monitor Acer

AC501 15”)

3. Acer Power F-1
4. (Processor P IV 2,6GHz, HDD 40GB, CDROM, FDD 1,44MB, RAM 128MB DDR, VGA share, integrated Ethernet 10/100, Monitor Acer 15”, Casing ATX)
5. Jumlah saat ini sebanyak 109 unit.

Peripheral

UPS ICA 5000, 4 unit Printer Epson LQ 2180, 9 unit Printer Epson LQ 300+, 1 unit HP LaserJet 1010

Networking

1. Cable UTP Cat 5e AMP, Fiber Optic BackBone, Connector RJ45 AMP, 8 unit Switch ATI type FS74i 24 port dan FS709FC 8 port 10 base T / 100 base TX
2. Network topology: Star

2) Perangkat Lunak

1. Sistem Operasi:
2. Server : Windows Small Business Server 2003
3. Workstation : Windows 2000 Professional
4. Programming Application : Visual Basic (upgrade to .NET)
5. Database Software : MS SQL Server 2000 (Enterprise Edition)

3) Proses

1. Backup
2. Proses backup data dilakukan secara otomatis oleh program SQL Server setiap hari pada jam 12 malam. Backup data disimpan dalam Mirror Database Server, selain itu backup data juga dilakukan secara manual oleh unit PDE setiap hari (sore hari) dengan mengcopy data transaksi harian ke CD.
3. Otorisasi User
4. Meliputi pembuatan, penghapusan dan pemberian hak akses pengguna melalui domain controller (Active Directory) dan SQL Server Authentication.
5. Security
6. Untuk keamanan jaringan dilakukan pemasangan firewall, dan antivirus. Scanning virus dilakukan 1 minggu sekali secara otomatis.
7. Network Management
8. Mengatur prioritas lalu lintas jaringan menggunakan QoS Scheduler Microsoft Windows Server.
9. Hardware Management
10. Pemeriksaan hardware secara periodik pada unit-unit dilakukan 1 bulan sekali dan troubleshooting saat ada keluhan yang mendadak dari pengguna.

c. Nilai Portofolio Aplikasi

Untuk menentukan tingkat relevansi aplikasi terkait dengan strategi/operasi bisnis maka dari ke-9 aplikasi hasil identifikasi dapat dikelompokkan menggunakan Sullivan matrix yang terdiri dari 4 kategori yaitu strategic, high potential, key operational, dan support (Ward & Peppard, 2002).

1. Aplikasi Strategic

2. Aplikasi yang dibutuhkan dalam menunjang strategi ke depan.

3. Hasil identifikasi : belum ada.

4. Aplikasi High Potential

5. Aplikasi yang mungkin dibutuhkan untuk bersaing di masa mendatang.

6. Hasil identifikasi : belum ada.

7. Aplikasi Key Operational

8. Aplikasi yang saat ini dibutuhkan untuk beroperasi.

9. Hasil identifikasi : Aplikasi Registrasi, Laboratorium, Reports, Farmasi, Operation, dan Medical Records.

10. Aplikasi Support

11. Aplikasi yang penting tapi tidak krusial bagi kompetisi.

12. Hasil identifikasi : Aplikasi Billing, Inventori, dan Kitchen.

d. Manajemen Teknologi Informasi

Teknologi informasi sebagai suatu organisasi dapat distrukturisasi seperti unit-unit organisasi lainnya dalam suatu perusahaan. Organisasi pada perusahaan juga mencerminkan kekuatan pasar/industri, pola pikir manajemen, dan kecenderungan/arah bisnis. Evaluasi pada RS.X memberikan hasil sebagai berikut :

1. Organisasi Teknologi Informasi

2. RS.X termasuk ke dalam kelas Perusahaan Jawatan dan menerapkan infrastruktur organisasi divisional form dalam hirarkinya. Organisasi TI diwakilkan oleh unit Pengolahan Data Elektronik (PDE) yang bertanggung jawab kepada Sekretariat Rumah Sakit (sekretariat setara dengan level direksi di dalam struktur organisasi).

3. Ukuran Organisasi Teknologi Informasi

4. Unit PDE terdiri dari 7 orang (termasuk kepala unit PDE) dimana 2 orang bertanggung jawab pada bagian hardware, 4 orang bertanggung jawab pada bagian software, dan 1 orang untuk aktivitas gudang/logistik TI.

5. Struktur Organisasi Teknologi Informasi

6. Struktur organisasi TI termasuk ke dalam tipe sentralisasi dimana unit PDE saat ini berperan sebagai service unit.

7. Tipe Manajemen Teknologi Informasi

8. Manajemen TI bersifat formal dan mengikuti protokol perintah dan kontrol.

9. Steering Committees / Ad Hoc Committees

10. Belum dibentuk secara formal steering committee untuk organisasi TI karena saat ini TI masih merupakan support (cost center) bagi organisasi.

e. Analisa Portofolio Aplikasi

Identifikasi dan evaluasi organisasi TI pada RS.X menunjukan bahwa teknologi informasi yang dibangun dan dikembangkan saat ini berfungsi sebagai penunjang kegiatan perusahaan dan kinerja perusahaan tergantung kepada peranan teknologi informasi namun belum memiliki potensi yang besar dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan. Dilihat dari skala prioritas sistem informasi perusahaan, sistem manajemen rumah sakit yang dibangun dan sedang dikembangkan ini secara prinsip sangat kritikal bagi perusahaan karena tanpa memiliki sistem tersebut, perusahaan akan sulit untuk dapat mencapai tingkat profitabilitas yang diinginkan (mengacu ke balanced scorecard pada financial perspective). Dampak negatif yang akan timbul jika perusahaan atau organisasi yang bersangkutan tidak memiliki sistem yang baik adalah menurunnya kinerja (company performance) secara umum (misal, layanan lambat, kesalahan pendataan yang dapat berakibat fatal karena menyangkut tindakan medis, dan sebagainya).

4. Perencanaan E-Business

Berdasarkan strategi bisnis yang diturunkan dari visi, misi, dan tujuan perusahaan, hasil evaluasi dan identifikasi portfolio aplikasi yang ada saat ini hanya berfokus pada pengurangan biaya dan pemanfaatan maksimal investasi TI (financial perspective dalam business balance scorecard). Pemanfaatan TI dilihat dari dua sudut yaitu fokus atau harapan manajemen akan benefit yang harus diberikan TI, dan penggunaan atau fungsinya sehari-hari untuk memenuhi harapan tersebut.

Untuk mengakomodasi ketiga perspektif lainnya dalam business balanced scorecard, diperlukan aplikasi tambahan yang berbasis web dalam bentuk e-business sehingga memungkinkan adanya komunikasi antara perusahaan (RS.X) dengan pasien, supplier, rumah sakit lain (dalam dan luar negeri), dan para takeholder lainnya (pihak akademis, pemerintah, dan sebagainya). Pengembangan e-business ini dilakukan untuk mendukung tujuan, visi dan misi dari organisasi dengan cara memberikan layanan secara lebih mudah, cepat dan nyaman bagi pihak luar dimanapun mereka berada.

Customer Perspective

Critical Success Factor (CSF) pada perspektif ini adalah peningkatan jumlah pasien, peningkatan kepercayaan pasien dan peningkatan kualitas relasi dengan pasien.

Aplikasi yang diperlukan : Konsultasi elektronik, Pemeriksaan dokter virtual.

Internal Business Process Perspective

CSF berfokus pada peningkatan pelayanan yang berkualitas, cepat, ramah dan profesional, otomasi proses bisnis, manajemen inventori yang baik, dan penambahan serta perbaikan fasilitas sesuai dengan standar internasional.

Aplikasi yang diperlukan : Registrasi Pemeriksaan secara elektronis, Pemesanan kamar rawat

inap, Stok obat/Farmasi, Medical Records.

Learn and Growth Perspective

CSF menekankan pada peningkatan kompetensi pemasaran, peningkatan sikap kerjasama karyawan, kompetensi layanan terhadap pasien, dan peningkatan pengetahuan & ketrampilan.

Aplikasi yang diperlukan : Penelitian & Pendidikan.

a. Analisis Kebutuhan Fungsional

Di bawah ini merupakan kebutuhan-kebutuhan fungsional yang diturunkan dari visi, misi dan kegiatan yang ada di RS.X:

1. Sistem menyediakan fasilitas untuk menampilkan hasil kegiatan penelitian & pengembangan di bidang pengobatan penyakit khusus.

2. Sistem menyediakan fasilitas untuk pengisian form registrasi pemeriksaan untuk pasien rawat jalan dan rawat inap.

3. Sistem mampu menghasilkan tanda bukti registrasi pemeriksaan.

4. Untuk calon pasien rawat inap sistem menyediakan fasilitas untuk melihat ketersediaan kamar rawat inap.

5. Sistem menyediakan fasilitas untuk melakukan pemesanan kamar rawat inap.

6. Sistem menyediakan form untuk konsultasi dengan dokter secara elektronik.

7. Sistem mampu menampilkan jawaban konsultasi dari dokter secara elektronik.

8. Sistem mampu menampilkan data Medical Records pasien.

9. Sistem menyediakan fasilitas agar pasien dapat mengirimkan form gejala-gejala penyakit secara elektronik.

10. Sistem dapat memproses data gejala-gejala penyakit dari pasien.

11. Sistem mampu menampilkan hasil diagnosa penyakit pasien dari gejala-gejala yang dirasakan pasien.

12. Sistem dapat menampilkan stok obat yang ada.

13. Sistem menyediakan form untuk penawaran penjualan obat oleh supplier.

14. Sistem dapat menampilkan form konfirmasi persetujuan atas penawaran yang dilakukan supplier.

b. Rencana Infrastruktur Teknologi Informasi

1. Teknologi

Perangkat Keras

Menggunakan ssumberdaya yang telah ada.

Perangkat Lunak

Selain yang disebutkan dibawah ini, mengacu pada Arsitektur Berorientasi Layanan (Service Oriented Architecture):

Browser: Internet Explorer 6.0 atau yang kompatibel

Business Applications: ASP (Active Server Pages)/HTML-Based

Networking

Protokol: TCP/IP

Topologi: Hybrid (Star & Bus).

Intranet: Menggunakan sumber daya yang sudah ada yakni Fiber Optic dengan bandwidth 100-1000 Mbps.

Internet: Membutuhkan layanan yang dapat online 24 jam sehari dengan bandwidth 64-512 Kbps.

2. Proses

1. Otorisasi User:
2. Meliputi pembuatan, penghapusan dan pemberian hak akses kepada pengunjung situs (anggota), pasien, staf RS.X, dan supplier obat.
3. Security:
4. Untuk keamanan jaringan dilakukan pemasangan firewall dan antivirus.
5. Network Management:
6. Manajemen bandwidth tiap server dilakukan di router.
7. Content Management:

• Dilakukan pemantauan dan respon atas pertanyaan-pertanyaan dan penawaran penawaran yang diajukan oleh pengguna.
• Pengubahan (add, edit, delete) semua isi content.
• Training dan pembuatan petunjuk untuk penggunaan aplikasi.
• Dilakukan pengaturan alokasi sumber daya manusia sesuai dengan aplikasi yang berkaitan dengan bidangnya. Misalkan untuk fungsi Konsultasi Online dibutuhkan dokter yang siap menjawab pertanyaan-pertanyaan pengunjung.

3. Sumberdaya Manusia

1. Administrator sistem: Unit PDE
2. Narasumber content: Dokter, Unit Admisi & Rekam Medis, Unit Penelitian dan Pengembangan, Unit Farmasi
3. Portofolio Aplikasi E-Business

Aplikasi e-business ini terdiri dari modul-modul sebagai berikut (Tabel 1):

1. Modul Penelitian & Publikasi
2. Modul Registrasi Pemeriksaan
3. Modul Pemesanan Kamar Rawat Inap
4. Modul Konsultasi Elektronik
5. Modul Medical Records Pasien
6. Modul Pemeriksaan Dokter Virtual
7. Modul Stok Obat/Farmasi

d. Fase Pengembangan Sistem

Meskipun pembuatan aplikasi-aplikasi dapat dilakukan secara paralel namun pengembangan sistem secara keseluruhan dilakukan secara bertahap. Secara garis besar, pengembangan sistem dilakukan ke dalam beberapa fase yaitu inisialisasi (kontrak manajemen), fase penilaian kebutuhan, fase pengembangan, dan fase implementasi (Tabel 2).

Sumber : Flourensia Sapty Rahayu (FTI-UAJY)